Акт виконаних робіт або наданих послуг фіксує, що саме зроблено, у якому обсязі та на яку суму. Нижче — посилання на зразок, порядок заповнення й перевірки, які допоможуть узгодити документ із договором.
Завантажити зразок акта
Це базова форма: перед використанням адаптуйте її до своєї операції та договору. Для окремих робіт можуть діяти спеціальні вимоги. Текст статті переглянуто 17.10.2026; перевіряйте реквізити й умови конкретного документа перед підписанням.
Коли потрібен акт і що він підтверджує
Акт допомагає зафіксувати виконані роботи чи послуги та їх приймання. Він також може бути первинним документом для обліку, якщо містить належні реквізити й відображає реальну операцію.
Не кожна операція вимагає саме документа з назвою «акт». Потрібний комплект залежить від суті операції, договору та законодавчих вимог. Рахунок на оплату, платіж і підтвердження виконання мають різні функції: отримання грошей не завжди означає, що послугу вже надано.
Як заповнити акт: послідовність
- Назва й дата. Вкажіть вид документа та фактичну дату його складання. Не підміняйте нею період надання послуг — його можна зазначити окремо.
- Сторони. Зазначте виконавця й замовника так, щоб їх можна було однозначно визначити. Перевірте назви, ПІБ та ідентифікаційні дані за договором.
- Підстава. Наведіть договір або іншу підставу операції, номер і дату за наявності.
- Зміст та обсяг. Опишіть виконане, одиницю виміру й кількість. Фраза «послуги за договором» без можливості зрозуміти їх зміст може бути недостатньою.
- Вартість. Узгодьте суму з договором, зазначте ПДВ або «без ПДВ» відповідно до фактичного статусу та операції.
- Відповідальні особи. Перевірте посади, прізвища, повноваження та належний спосіб підписання або ідентифікації.
Стаття 9 Закону №996-XIV визначає обов’язкові реквізити первинних документів. Номер акта, банківські реквізити й печатка не є універсальним однаковим набором обов’язкових реквізитів для кожної операції. Роз’яснення ДПС щодо реквізитів.
Приклад змісту послуги
Умовний приклад: «Підготовка 12 текстів для сторінок каталогу за технічним завданням до договору №[номер], період [дати]». Далі вкажіть одиницю виміру, кількість, ціну й загальну вартість за погодженими умовами.
Для ремонту, консультацій чи щомісячного супроводу опис буде іншим. Завдання — пов’язати акт із реально виконаною роботою, а не скопіювати красиве формулювання.
Чи завжди потрібен підпис замовника
Не варто ні автоматично прибирати підпис замовника, ні стверджувати, що без нього будь-який акт завжди недійсний. У 2026 році закон передбачає окрему можливість не зазначати підпис та певні реквізити замовника для робіт, послуг або оренди, якщо документ містить дату чи період операції, це передбачено письмовим договором, а операцію відображено в обліку в періоді її здійснення.
Є винятки, зокрема операції за публічні кошти, оренда державного чи комунального майна, будівельний підряд і проєктно-вишукувальні роботи, пожертви та благодійна або гуманітарна допомога. Не застосовуйте спрощення без перевірки всіх умов. ДПС про умови та винятки.
Електронний акт: що зберігати
Первинні документи можуть бути паперовими або електронними. Для електронного акта використовуйте передбачений законодавством і погоджений сторонами спосіб підписання. Зображення підпису в PDF не слід автоматично прирівнювати до КЕП.
Зберігайте електронний оригінал, дані підписів і підтвердження обміну, а не лише скриншот документа. Якщо підпис ще не оформлений, дивіться інструкцію з отримання КЕП.
Перевірка перед надсиланням
- Операція справді відбулася, а її опис відповідає договору.
- Дати складання та період послуг не суперечать одне одному.
- Кількість, ціна, загальна сума та ПДВ узгоджені.
- Документ підписують уповноважені особи або виконані умови застосовного винятку.
- Є погоджений спосіб передання та приймання документа.
Часті запитання
Чи потрібна печатка ФОП?
Печатка не є універсально обов’язковим реквізитом акта. Перевірте реквізити, підписи та умови конкретної операції.
Чи можна використовувати власний шаблон?
Так, якщо для операції немає вимоги до спеціальної форми та документ відповідає вимогам до первинних документів.
Замовник не підписує акт. Що робити?
Перевірте порядок приймання та заперечень у договорі, докази виконання й надсилання документа. Це не вирішується простим видаленням рядка підпису.
Допомога з актами та обліком
IrenGroop допоможе перевірити шаблон під вашу діяльність, узгодити його з іншими документами та налагодити облік. При зверненні опишіть послугу, статус сторін і питання до документа; спосіб передання договору погодимо окремо.
Звернутися щодо документів · 063 306 40 65. Читати статтю російською.
